Últimamente no hacemos más que leer información sobre este tema y cada vez está más cerca. Por eso, nos gustaría adelantarle a todas las empresas y autónomos de nuestra cartera de clientes, información sobre la factura electrónica, ya que el trámite se va acercando y tenemos que actualizar nuestros programas contables para poder estar al día.
La factura electrónica entrara en vigor para las empresas que facturen más de 8 millones de euros en el año 2024. Y para las empresas con facturación inferior a 8 millones de euros y para autónomos en el año 2025. Esto supone un cambio en la forma de realizar la facturación tanto para las asesorías como para los departamentos de administración.
Todos estos cambios aparecen en La Ley Crea & Crece y la Ley Antifraude que ha entrado en vigor en septiembre de este año 2022.
Aunque todavía nos queda tiempo para poder realizar esta adaptación, debemos planteárnosla, y que llegado el año 2024 o 2025 estemos totalmente adaptados y con sistemas que eviten que podamos tener un problema con la facturación digital.
Es el momento de empezar a plantearnos una solución para poder emitir nuestras facturas en formato digital y sobre todo poder llevarlo a cabo gracias a las ayudas del kit digital en cualquier de sus vertientes, ya seas autónomo, PYME, o empresas con más de 10 trabajadores.
Es necesario saber: ¿qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es aquella que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto ley 1619/2012 y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico.
Para considerarla una factura electrónica tiene que cumplir estas características:
1. Las facturas podrán expedirse por cualquier formato electrónico, que permita garantizar al proveedor la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Esto incluye que el formato de realización puede ser en un documento Word, Pdf, Excel, o cualquier otro formato de similares características.
2.La autenticidad del origen de la factura electrónica garantizará la identidad de la persona que la emite y que la recibe, cumpliendo con los datos de identificación: nombre, NIF/CIF y dirección de la persona o empresa que emite la factura.
3.La integridad del contenido de la factura electrónica garantizará que este no ha sido modificado, de aquí la importancia de optar por un buen sistema para poderlas emitir, para ello usaremos un programa de facturación.
Nosotros recomendamos a nuestros cliente profesionales de la asesoría a3factura ya que es el que se integra con nuestro sistema y es el más económico que hemos encontrado (en relación calidad-precio).
Este sistema no será válido si eres una pequeña empresa con un cierto volumen, pero existen otros programas de nuestro partner A3, y como no, también otros programas como Quipu, SAGE…
Como tendremos, de alguna manera, que cifrar esa factura para garantizar la integridad del contenido, no nos servirán los sistemas que muchos clientes utilizan actualmente como el de la hoja Excel y la factura en formato Word, siempre y cuando estos programas no garanticen la integridad de la factura.
4.La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en derecho. Para ello es muy importante que la factura que se emita pueda ser auditada para que no exista duda de su veracidad.
Los objetivos que se pretenden Conseguir
Ahorrar costes.
Ya no es necesario enviar la factura por correo postal, tampoco imprimirla, o incluso tenerla que enviar por correo electrónico. Solo tendrás que generarla desde el programa y con un solo clic el cliente tendrá su factura en su sistema, así como en la agencia tributaria, si procede.
Este proceso nos hará mejorar esta ardua tarea de la facturación además de ahorrar tiempo y por tanto disminuir costes, y previsiblemente, aumentar nuestra productividad.
También conseguiremos reducir los errores. No aparecerán facturas con el mismo número, fechas y facturas no correlativas, porcentajes de IVA mal aplicados, etc.…haciendo el proceso más eficiente.
¿Qué tenemos que hacer para cumplir con la nueva Ley de Factura electrónica?
1.Emitir todas las facturas en formato electrónico.
2.Cumplir con los datos de que debe tener cada factura:
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Cliente, con su nombre, dirección, NIF/CIF, teléfono, mail de contacto (estos dos últimos conceptos, son preferibles, pero no obligatorios).
- Proveedor, perfectamente identificado, teléfono de la empresa, página web, correo.
- Fecha de vencimiento.
- Forma de pago, en el caso de transferencia bancaria “PONER EL NÚMERO DE CUENTA” en nuestra asesoría contable nos encontramos muchas veces que no aparece en la factura. ¿Entonces cómo te paga el cliente?, nos quejamos de la demora en el pago de las facturas o de los errores porque el proveedor nos paga a una cuenta no operativa.
- Concepto, descripción de los servicios prestados o productos vendidos con su valoración económica y el número de unidades vendidas.
- Base Imponible, suma de los productos/servicios vendidos en el apartado de conceptos.
- Tipo impositivo, ya sea IVA, IGIC, IPSI dependiendo de dónde se produzca la venta o el servicio.
- Cuota, resultado de multiplicar la base por el tipo impositivo.
- Retenciones en caso de ser profesionales y facturar a empresa (recuerda que las retenciones restan).
- Importe total, la suma de la base imponible más la cuota menos la retención.
- Información del registro mercantil para las EMPRESA. Hay que recordar que, en uno de los laterales de la factura, en el pie de página o en la cabecera, debe aparecer nuestro NIF/CIF el nombre de la empresa, y los datos de inscripción en el registro: Barcelona, Madrid, Alicante, inscrita en el tomo 481, en la hoja 23…, (si revisamos el cajetín registral de la escritura de constitución de nuestra sociedad, podremos ver los datos que tenemos que poner).
3.Facilitar el acceso a la factura, para que se pueda leer, copiar, descargar o imprimir, por parte de los clientes y las administraciones durante al menos los cuatro años siguientes. Pero siendo restringida la modificación de esta.
¿Cuáles son los requisitos mínimos que debe cumplir una factura para ser electrónica?
El cliente de la factura debe dar su consentimiento para que esta, pueda ser emitida en este formato y debe tener permiso para poder acceder a la misma y garantizar al obligado a realizar su expedición, desde la fecha de expedición y durante el período de conservación.
Tiene que garantizar la autenticidad de su origen, la identidad del obligado a la expedición y del emisor de la factura.
También la integridad de su contenido. La factura electrónica tiene que garantizar que el contenido de esta no ha sido modificado o cabe posibilidad para ello.
Y tiene que ser legible por cualquier medio, del cliente o de las administraciones públicas.
Posibles Sanciones por no adaptarse a la facturación electrónica
Una vez la ley entre en vigor, la ley de facturación recordamos años 2024 y 2025, en función de que seas empresa con más o menos de 8 millones de facturación o autónomos, las empresas que no cumplan con la normativa tendrán que enfrentarse a sanciones o multas por importe de hasta 10.000 euros.
Desde nuestra asesoría recomendamos a todos los clientes ponerse lo antes posible con el proceso de digitalización y la adaptación a factura electrónica. De esta forma no deberemos tener miedo a las posibles sanciones por no estar adaptados a tiempo.
Desde nuestro punto de vista todo son ventajas y permite mejorar nuestra productividad ahorrando tiempo en este proceso y centrarnos en lo realmente importante, nuestro proyecto de negocio.
Miguel Ángel Ortiz
Responsable Asesoría Fiscal, Contable y Laboral
Grupo Laboratorio Jurídico
